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Autor:
Moritz Weltgen
26.10.2021
Fuhrparks

Wann sich Outsourcing für Fuhrparkmanager lohnt

Erfahren Sie mehr über die Vor- und Nachteile von Outsourcing und welche Alternativen Sie nutzen können, um die Schadenabwicklung effizient zu gestalten.


Hoher Verwaltungsaufwand, steigende Reparatur- und Wartungskosten: Fuhrparkmanager/innen sind zahlreichen Herausforderungen ausgesetzt. Viele denken über Outsourcing ihres Schadenmanagements nach. Doch das bietet Vor- und Nachteile. Jetzt gibt es noch eine weitere Lösung, die ohne die klassischen Nachteile auskommt: motum.


Es ist eine Zahl, die aufhorchen lässt: 28,4 Prozent. Das ist der Anteil der Aufgaben, die über alle Fuhrparkgrößen hinweg auf das Schadenmanagement entfallen. Dies hat eine Untersuchung von Dataforce in Kooperation mit dem Bundesverband Fuhrparkmanagement ergeben. Fast ein Drittel ihrer Zeit verbringen Fuhrparkmanager/innen laut Statistik also damit, Schäden an den Autos ihrer Flotten zu beheben. 

Am Anfang steht die Kosten-Nutzen-Analyse


Outsourcing des Schadenmanagements kann Fuhrparkverantwortliche entlasten. Diesen Bereich auszugliedern, bringt allerdings nicht nur Vorteile, sondern birgt auch Risiken. Deshalb sollten Verantwortliche die Vor- und Nachteile einer genauen Kosten-Nutzen-Analyse unterziehen, bevor sie sich entscheiden, das Schadenmanagement an einen Dienstleister abzugeben. 

Vorteile von Outsourcing des Schadenmanagements:

  • Weniger Aufwand: Dienstleister verfügen durch Bündelung Ihrer Kompetenzen über bessere Einkaufskonditionen und mehr Know-how bei der Verwaltung des Fuhrparks. 
  • Konzentration auf das Kerngeschäft: Firmen widmen sich ihrem eigentlichen Unternehmensfokus. Mitarbeiter, die sich vorher nebenbei um die Flotte gekümmert haben, fokussieren sich auf ihr Tätigkeitsfeld.
  • Weniger Risiko: Abhängig von der Ausgestaltung des Vertrags



Nachteile von Outsourcing des Schadenmanagements:

  • Mehrkosten: Rechtfertigt der finanzielle Aufwand die Vorteile? Oft werden von Unternehmen höhere Kosten akzeptiert, um Tätigkeiten auslagern zu können.
  • Kontrollverlust: Für den Fuhrparkmanager ist nicht transparent, wie häufig und an welchen Fahrzeugen Reparaturen anfallen. Das kann bei ihm das Gefühl erzeugen, dass mehr repariert wird, als nötig ist. Verläuft die Zusammenarbeit darüber hinaus nicht erfolgreich, ist der Weg zurück in die Eigenverwaltung aufwändig.
  • Wissensverlust: Auch, wenn der Fuhrparkmanager über weniger Wissen als der professionelle Dienstleister verfügt, so führt Outsourcing zwangsläufig zu einem Know-how-Verlust. 
  • Geringere Flexibilität: Dienstleister können weniger schnell auf Veränderungen reagieren, es entsteht eine Abhängigkeit.
  • Mehraufwand: Wenn das Partnerunternehmen neue Prozesse aufsetzt, ist es wichtig, alle Mitarbeiter frühzeitig über Änderungen zu informieren, damit jeder weiß, wer wann verantwortlich ist.


Eine interessante Alternative können Softwareangebote sein, die Aufgaben des Dienstleisters übernehmen, dabei aber nicht die üblichen Nachteile des Outsourcings mit sich bringen. Wie zum Beispiel die Software motum von RepairFix. Sie bietet einen effizienten Prozess von der Schadenmeldung über die Reparatur bis zur Abrechnung. Der Fuhrparkmanager kann also lästige Aufgaben, wie KVA-Prüfung oder die Einholung der Freigaben bei Versicherungen und Leasinggebern, abgeben und gewinnt trotzdem mehr Transparenz über seinen Fuhrpark. Darüber hinaus behält er die Kontrolle über Reparaturen und kann auf Wunsch von einem zertifizierten Netzwerk an Werkstätten profitieren, das günstige und gleichzeitig hochwertige Reparaturen anbietet. 

motum: Outsourcing ohne die Nachteile

Flottenmanager/innen und Fuhrparkverantwortliche können über die Software den Zustand ihrer Fahrzeuge und den Status der Reparaturen bis zum Abschluss jederzeit über das Web-Portal verfolgen. Außerdem können sie selbst entscheiden, ob ein Auto repariert werden soll oder nicht. Dadurch behalten sie stets den Überblick über den Fuhrpark. motum ermöglicht außerdem, Serviceaufträge und Reparaturen aktiv und digital zu steuern. Die Software ist eigenständig und ohne IT Aufwand nutzbar oder kann mit Hilfe einer API-Schnittstelle in das bestehende Fuhrpark-System eingegliedert werden. 

Die motum-Lösung trägt auch der zunehmenden Digitalisierung Rechnung: Fuhrparkmanager sollten darauf achten, dass sie ihr Schadenmanagement rechtzeitig in neue Prozesse mit moderner Softwaretechnologie überführen. Ist die Technologie gut gewählt, kann sie das Auslagern überflüssig machen und die Arbeit deutlich erleichtern.

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