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Autor:
Moritz Weltgen
20.10.2020
Fuhrparks
New Mobility

4 Tipps, wie Sie Prozesse in Ihrem Fuhrpark effizienter gestalten

Mit digitalen Lösungen können bei 25 % der Fuhrparkkosten Einsparungen umgesetzt werden.

Fuhrparkleiter haben eine Vielzahl an Aufgaben, die von den tagtäglichen Themen bis hin zu strategischen Fragestellungen rund um das Setup des Fuhrparks reichen. Gleichzeitig ist der Aufgabenbereich oft mit einer hohen Budgetverantwortung gekoppelt, da der Wert eines Firmenfuhrparks schnell in den sechsstelligen Bereich reicht. Die wichtigste Kennzahl, die der Fuhrparkleiter konstant im Blick haben sollte, ist der “Total Cost of Ownership” (TCO) der Fahrzeuge. Dabei machen nicht nur die Anschaffungskosten einen großen Anteil aus. Auch die unvorhersehbaren Kosten, z. B. für Reparaturen, können den TCO ungeplant in die Höhe schnellen lassen.

Wir geben Ihnen vier Tipps, wie Sie schnell und einfach Ihren Fuhrpark optimieren können und dabei viel Zeit und Kosten sparen.

1. Transparenz schaffen

Im Fuhrpark ist es oft schwierig, den Zustand der Fahrzeuge während der Laufzeit im Blick zu haben. Vor allem kleinere Schäden werden von Fahrern oftmals nicht direkt gemeldet. Dies kann gerade bei der Leasingrückgabe zu unvorhergesehen Kosten führen. Zudem sind viele Fuhrparks auf mehrere Standorte verteilt und werden dezentral verwaltet. Viele Fahrer haben lediglich bei der Fahrzeugabholung und der Fahrzeugrückgabe Kontakt mit ihrem Fuhrparkleiter.

Wenn es der Fuhrparkleiter aber schafft, mit den Fahrern auf einfachem Weg in Kontakt zu bleiben, können auch kleinere Gebrauchsspuren dokumentiert werden. Digitale Lösungen helfen dabei, genau diese Schnittstellen zu schaffen. Zum Beispiel ermöglichen Web-Apps, Schäden und weitere Servicemeldungen, wie aktive Kontrollleuchten, digital zu melden. Der Fuhrparkleiter erhält dadurch einen umfassenden Überblick über den Zustand seines Fuhrparks. Durch die dokumentierte Historie der entstandenen Schäden können vor der Leasingrückgabe Smart Repair Reparaturen durchgeführt und somit bis zu 30 % der Kosten gespart werden!

2. Schaden- und Servicemeldungen vereinfachen

Digitale Lösungen sind gerade bei Schaden- und Servicemeldungen besonders hilfreich und effizient. Denn Anrufe der Fahrer bringen oftmals Unterbrechungen in den Arbeitsalltag des Fuhrparkleiters und lenken von den strategischen Aufgaben ab. Zudem ist die Hemmung, auch kleine Schäden oder Kratzer zu melden, für Fahrer oft geringer, wenn diese über eine digitale Lösung schnell übermittelt werden können. Eine präzise Fotodokumentation hilft dem Fuhrparkleiter, das Ausmaß besser einzuschätzen und, falls nötig, aktiv zu werden. Zudem kann der Fuhrparkleiter den Fahrern das weitere Vorgehen über eine Online-Software direkt kommunizieren.

3. Outsourcing gezielt steuern

Als Fuhrparkleiter gilt es gut abzuwägen, welche Aufgaben effizient selbst erledigt und welche ausgelagert werden. Die Entscheidung, wie Schadenfälle behandelt und welche behoben werden sollen, ist besonders für Fuhrparks, bei denen die Ausfallquote entscheidend für das Geschäft ist, sehr wichtig. Bei den traditionellen Outsourcing-Optionen, wie z. B. klassischen Schadensteuerern, sind Fuhrparkleiter in diese Entscheidung häufig nicht involviert.

Die fehlende Transparenz kann zu dem unguten Gefühl führen, dass mehr repariert wird, als eigentlich notwendig ist. Denn gerade bei kleinen Schäden lohnt es sich häufig, mit der Reparatur zu warten, bis mehrere gleichzeitig behoben werden können oder die Leasingrückgabe ansteht. Gleichzeitig ist aber die Koordination zwischen Fahrer, Fuhrparkleiter und Werkstatt oft zeitintensiv und manuell.

Die Werkstattauswahl, Erstellung eines KVAs und dessen Freigabe sowie die Terminierung sind Schritte, die durch eine Software-Plattform deutlich effizienter gestaltet werden können. Diese Entscheidungen können mit nur wenigen Klicks getätigt werden.

4. Werkstattkommunikation vereinfachen

Egal, ob Sie eine Werkstatt des Vertrauens haben oder noch auf der Suche nach Werkstätten sind: Digitale Lösungen können die Freiheit bieten, auch im Einzelfall zu entscheiden, ob Partnerwerkstätten eingebunden oder neue Werkstätten aus einem bestehenden Netzwerk angebunden werden sollen. Die digitale Übermittlung der Rechnung inklusive der automatischen Weiterleitung an die Buchhaltung spart hierbei einige zeitintensive Schritte.

Fazit

Der Grundstein für die Optimierung der schadenbezogenen Kosten im TCO ist der direkte Überblick über den Zustand der Fahrzeugflotte und die bisher entstandenen Kosten. Digitale Lösungen helfen, diese Transparenz zu schaffen, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Prozesse im Schadenmanagement effizienter zu gestalten. Diese reichen von der Schadenmeldung, über die Abwicklung bis hin zur Kommunikation mit den Werkstätten. Eine Software, mit der Sie das schnell und einfach in Ihrem Fuhrpark umsetzen können ist motum von RepairFix. Sie entscheiden selbst, welche Prozesse Sie mit digitalen Lösungen vereinfachen wollen. Werden Sie jetzt aktiv!

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