Was sind die Fuhrparkmanagement Aufgaben? Dem Fuhrparkleiter obliegen beim Fuhrparkmanagement zahlreiche Verpflichtungen und Aufgaben im Bereich der Organisation und Verwaltung des Fuhrparks. Erfahren Sie mehr über die vielfältigen Aufgaben, die Teil des Fuhrparkmanagements sind:
Was Sie im Artikel erwartet:
- Aufgabenbereiche des Fuhrparkmanagements und der Fuhrparkleitung, die für einen reibungslosen Betrieb eines Fuhrparks notwendig sind.
- Moderne Technologien und ihre Rolle bei der Verbesserung von Prozessen und Kosteneffizienz im Fuhrparkmanagement.
- Die Bedeutung fortlaufender Weiterbildung eines Fuhrparkleiters im Hinblick auf rechtliche Konformität und wirtschaftliche Entscheidungsfindung.
Der Fuhrparkleiter - Ein Beruf, viele Bezeichnungen
Der Job des Fuhrparkleiters besitzt viele Bezeichnungen. Zu den gängigsten gehören unter anderem: Fuhrparkleiter, Flottenmanager, Fuhrparkmanager, Flottenverantwortlicher, Fuhrparkverwalter oder Leiter des Fuhrparks. Genauso wie die Berufsbezeichnung sehr vielfältig ist, so vielfältig ist auch die Bandbreite der Fuhrparkleiter Aufgaben und des erforderlichen Fachwissens.
Da es keinen eigenständigen Lehrberuf für den Job des Fuhrparkmanagers gibt, variieren auch die Berufsbezeichnungen und die fachlichen Hintergründe. Oftmals werden Angestellte in den Abteilungen für Personalwesen, Beschaffung oder anderen Bereichen der Firma mit der Verantwortung betraut, den Fuhrpark zu managen und die Rolle der Fuhrparkleitung zu übernehmen. Daher müssen FuhrparkleiterInnen sich entweder eigenständig fortbilden oder auf Weiterbildungsangebote von Organisationen wie der DEKRA Akademie oder dem TÜV Süd zurückgreifen.
Aufgaben Fuhrparkmanagement - Ein Überblick über die Fuhrparkleiter Aufgaben
Die Hauptaufgabe im Fuhrparkmanagement zielt auf die effiziente Verwaltung des Fahrzeugbestands ab, sowie die wirtschaftliche Nutzung sämtlicher Fahrzeuge sicherzustellen und gleichzeitig alle erforderlichen Sicherheitsstandards zu erfüllen.
Der oder die FuhrparkleiterIn ist daher verantwortlich für die Gewährleistung der optimalen Auslastung des Fuhrparks sowie einen reibungslosen Ablauf der Prozesse, um sicherzustellen, dass die erforderliche Anzahl an Fahrzeugen stets am richtigen Standort verfügbar ist.
Zu den Hauptaufgaben des Fuhrparkverwalters gehören unter anderem:
- Beschaffung und Verkauf von Fahrzeugen für die Flotte
- Verhandeln, nachverhandeln und aktualisieren von Fuhrpark Versicherungen
- Sicherstellen der Verkehrssicherheit aller Fuhrpark-Fahrzeuge
- Einhaltung von Vertrags- und Rückgabekonditionen bei Leasingverträgen
- Instandhaltungs-, Reparatur- und Schadenmanagement im Fuhrpark
- Effiziente Kommunikation & Kontaktpflege mit Fahrern, Versicherungen, Gutachtern, Werkstätten und Leasingunternehmen
- Kontrolle von Checklisten und Dokumenten zur Fahrzeugkontrolle, Fahrzeugübergabe, Unfallberichte und Verwaltung von Fahrtenbüchern des Fuhrparks
- Laufendes Wartungs- und Instandhaltungsmanagement des Fuhrparks
- Führen von Fahrzeugakten, Fahrtenbüchern und Fahrer-Akten inkl. Fahrzeugbriefen, Kaufverträge, Leasingverträge & KFZ-Versicherungen
- Optimierung des Kraftstoffmanagements und der Tankkarten des Fuhrparks
- Routenplanung und Optimierung der Flotte
- Fuhrparkverwaltung, Planung und Kostenoptimierung
- Regelmäßige Führerscheinkontrolle von FahrerInnen
- Kostenvoranschlag-Prüfung (KVA-Prüfung)
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie z.B. die Einhaltung der DGUV 70, der Unfallverhütungsvorschriften (UVV)
- Fahrzeugwartung und Instandhaltung der Flottenfahrzeuge
Diese Aufgaben können Fuhrparkleiter mit Hilfe einer Fuhrparkmanagement Software optimieren und automatisieren
Der Job einer FlottenmanagerIn benötigt detailliertes Wissen im Bereich des Versicherungsrechts, der Fahrzeugtechnik und der Betriebswirtschaft. Allerdings gibt es heutzutage eine Vielzahl von Fuhrparkmanagement Software Lösungen, die Fuhrparkverantwortlichen unterstützend zur Seite stehen.
Zu den Fuhrparkleiter Aufgaben, bei denen Fuhrparkverantwortliche von Software Lösungen unterstützt werden können, zählen unter anderem:
- Ortung, Verfolgung und Telematik der Flottenfahrzeuge per GPS
- Automatisierte Planung von Wartungen und Dokumentation aller Wartungs- und Reparaturvorgänge
- Digitale Checklisten per Handy-App für Fahrzeugübergaben, Abfahrtskontrollen, DGUV & UVV Vorschriften
- Kostenmanagement und Optimierung von Betriebs- und Kraftstoffkosten des Fuhrparks
- Automatisierte Routenoptimierung und Auslastung der Flotte an Hand von Daten & automatisch erstellten Analysen
- Einfache Integration von technologischen Entwicklungen, wie z.B. Künstlicher Intelligenz im Fuhrpark
- Fahrsicherheitsanalyse und Tracking von FahrerInnen per GPS
- Automatisierte Datenanalyse und Berichterstattung zur Leistung des Fuhrparks
- Zentrale Kommunikation mit Werkstätten, Versicherungen, Leasingunternehmen & FahrerInnen inkl. Zuordnung zu den jeweiligen Fahrzeugen, Schäden, etc.
- Einfache Integration in bereits bestehende Geschäftsprozesse, wie z.B. ERP Systeme & Buchhaltungslösungen
- Automatische Verwaltung und Aktualisierung von Fahrzeugdaten
- Integriertes Digitales Schadenmanagement und Instandhaltungsmanagement
Kann Ihnen eine operative Fuhrparkmanagement Software dabei helfen, Ihren Alltag als Fuhrparkleiter zu vereinfachen? Finden Sie es heraus!
Fuhrparkmanagement & Fuhrparkleitung Aufgaben - Eine Detailbetrachtung
Fahrzeugbeschaffung im Fuhrpark
Außerhalb des täglichen Betriebs und der Verwaltung des Fuhrparks liegt eine wesentliche Aufgabe für FuhrparkmanagerInnen in der Beschaffung. Dieser Bereich umfasst nicht nur den Erwerb von Fahrzeugen, sondern auch die Beschaffung von Reifen, Ersatzteilen, Tankkarten und Fahrzeugversicherungen, die häufig in den Verantwortungsbereich der FuhrparkleiterInnen fallen.
Bei der Anschaffung neuer Flottenfahrzeuge müssen sich der oder die FuhrparkleiterIn mit mehreren Fragen befassen, die je nach Art des vorhandenen Fuhrparks unterschiedlich ausfallen können.
Die Frage, ob Leasing oder Kauf von neuen Fahrzeugen, muss jeweils separat betrachtet werden. So gibt es beispielsweise für Funktionsflotten, Mobilitätsflotten, Motivationsflotten oder Poolfahrzeuge jeweils unterschiedliche ausschlaggebende Kriterien für die Entscheidungsfindung.
Risiko- und Schadenmanagement als Aufgabe des Fuhrparkleiters
Der Fuhrparkmanager muss proaktiv handeln, um Fahrzeugschäden zu minimieren. Im Fall eines Unfalls oder Schadens liegt die Verantwortung bei dem oder der Fuhrpark ManagerIn, Schäden kosteneffizient zu beseitigen und Betriebsunterbrechungen und Ausfallkosten zu minimieren.
Im Bereich des Schadenmanagements haben sich in den letzten Jahren einige Software-Anbieter positioniert, die dabei helfen, die effiziente Abwicklung von Schäden im Fuhrpark zu digitalisieren, zu beschleunigen und Ausfallzeiten zu minimieren. Einer dieser Anbieter ist motum by Repairix, der Fuhrparkverantwortliche dabei unterstützt, mit Hilfe von digitalem Schadenmanagement, entstandene Schäden im Fuhrpark schneller zu beseitigen.
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Haftungsübertragung des Halters an den Fuhrparkleiter
In vielen Fällen wird dem oder der FuhrparkleiterIn sowohl die Verantwortung für den Fuhrpark als auch die Halterhaftung übertragen. Es ist daher essenziell, dass der oder die FuhrparkleiterIn nachweislich zuverlässig und sachkundig ist, um rechtliche Vorgaben erfüllen zu können.
Teil der Fuhrparkleitung Aufgaben ist es daher, sicherzustellen, dass die Fahrzeuge fristgerecht Prüfungen und Hauptuntersuchungen durchlaufen. Es obliegt der FuhrparkleiterInnen, diese Termine rechtzeitig zu organisieren, durchführen zu lassen und die Wartung und die Fahrzeuginstandhaltung sicherzustellen.
Werden die notwendigen Voraussetzungen erfüllt, obliegt der FuhrparkmanagerIn die ordnungsgemäße Erfüllung der Halterpflichten. Zu den Fuhrparkleiter Aufgaben im Rahmen der Halterhaftung gehören unter anderem die Überprüfung der Führerscheine, die Organisation von UVV-Schulungen und die Gewährleistung der Verkehrssicherheit der Fahrzeuge.
Beispielsweise durch die Einführung und regelmäßige Überprüfung von Fahrzeugkontrollen im Fuhrpark bei der Fahrzeugübergabe, die Einhaltung von DGUV 70 und Unfallverhütungsvorschriften (UVV).
Koordination von Fahrzeugen und FahrerInnen im Fuhrpark
Der oder die Fuhrpark ManagerIn übernimmt außerdem die Verantwortung für die Personalplanung und überwacht den Einsatz von FahrerInnen im Fuhrpark. In dieser Hinsicht koordinieren FuhrparkleiterInnen die Bewegungen der Fahrzeuge zwischen den Standorten des Unternehmens und gewährleisten eine angemessene Verfügbarkeit der Fahrzeugflotte.
FuhrparkleiterInnen und die Aufgabe der Unfallprävention und Sicherheit im Fuhrpark
Die Sicherheitsstandards im Fuhrpark, auch bekannt als Unfallverhütungsvorschriften (UVV), definieren die bindenden Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften für Unternehmen. Besonders im Fuhrpark ist es entscheidend, diese Vorschriften zu beachten. Die DGUV Vorschrift 70 spezifiziert die Fahrzeuge, die einer UVV Prüfung unterliegen. Die Nichteinhaltung kann und wird rechtliche Folgen haben.
Aus all den rechtlichen Vorgaben ergeben sich vielfältige Fuhrparkmanagement Aufgaben, mit denen sich FuhrparkleiterInnen vertraut machen müssen: Einweisungen der MitarbeiterInnen, jährliche Fahrzeuginspektionen und die Führerscheinkontrollen sind einige davon. Die Pflichten der FuhrparkleiterInnen beinhalten aber auch die Einführung in die Fahrzeugtechnik, regelmäßige Überprüfung von Fahrzeugmängeln, Schulung der FahrerInnen im Umgang mit Unfällen und die korrekte Dokumentation aller Prozesse.
Weiterführende Links zum Thema Unfallprävention & Sicherheit im Fuhrpark
Management von Kraftstoffverbrauch und Tankkarten
Im Bereich des Fuhrparkmanagements spielen die Verwaltung und Optimierung von Kraftstoffen und deren Verbrauch eine wichtige Rolle. Das beinhaltet unter anderem die Verwaltung von Tankkarten sowie die Analyse von Tankbelegen.
Diese Fuhrparkleiter Aufgaben beanspruchen Ressourcen, die besser in andere wichtige Aspekte des Fuhrparkmanagements investiert werden könnten. Zudem führt die manuelle Auswertung häufig zu ungenauen Ergebnissen.
Der administrative Aufwand, der durch die Nutzung von Tankkarten und die Überwachung und Optimierung von Kraftstoffverbrauch im Fuhrpark anfällt, kann und sollte daher in den meisten Fällen mit Hilfe einer Fuhrparkmanagement Software weitgehend automatisiert werden.
Vorantreiben eines umweltschonenden Fuhrparks
Heutzutage ist Nachhaltigkeit ein zentraler Fokus für FuhrparkverwalterInnen. Ein bedeutender Aspekt im Fuhrparkmanagement ist daher die Förderung nachhaltiger Praktiken, wie beispielsweise die Einführung von Elektrofahrzeugen oder die Nutzung von Künstlicher Intelligenz im Fuhrpark.
Vor allem seit der Einführung der CO2-Berichtspflicht für Fuhrparks im Rahmen der neuen CSRD Richtlinie wird der Nachhaltigkeitsaspekt im Fuhrpark immer mehr an Bedeutung gewinnen.
Hier verraten wir einige Maßnahmen, wie Fuhrparkleiter die Nachhaltigkeit im Fuhrpark vorantreiben können:
Herausforderungen für Fuhrpark Leiter im Fuhrparkmanagement
Sowohl die Schulung in moderner Fahrzeugtechnologie als auch die regelmäßigen Führerscheinkontrollen, die Inspektion auf Mängel und Beschädigungen an Fahrzeugen, die Schulung der FahrerInnen und letztlich die umfangreichen Dokumentationspflichten stellen bedeutende Herausforderungen für Fuhrparkmanager dar.
Aber auch die fortschreitende Digitalisierung, Automatisierung, Elektrifizierung und die Reduzierung des CO2-Ausstoßes im Fuhrpark stellt Fuhrparkverantwortliche vor große Herausforderungen, die ohne die Unterstützung von Software Lösungen kaum zu bewältigen scheinen.
Dr. Moritz Weltgen, Geschäftsführer von motum by RepairFix, im Video-Interview über die aktuellen Herausforderungen im Flottenmanagement.
Fuhrparkleiter Herausforderungen mit Hilfe von Checklisten, Protokollen, Vorlagen, PDFs & Handy App von motum by RepairFix meistern
Die Verantwortung von FuhrparkleiterInnen ist vielseitig, von der Überwachung der Führerscheine bis zur Prüfung der Übergabeprotokolle und der Einhaltung von gesetzlichen Rahmenbedingungen. Ein Weg, um das Flottenmanagement effizienter zu gestalten, ist beispielsweise der Einsatz von Formularen, Vorlagen, Checklisten und Handy-Apps.
Eine Lösung, die in diesem Bereich in den letzten Jahren hervorgebracht wurde, ist die Fuhrparkmanagement App motum by RepairFix. Mit motum by Repairfix können FuhrparkleiterInnen nicht nur auf vorhandene Checklisten zurückgreifen, sondern auch ihre eigenen Checklisten erstellen. Diese Checklisten zur digitalen Fahrzeugkontrolle können von FahrerInnen vor Fahrtantritt, bei der Fahrzeugübergabe oder beispielsweise bei Unfällen unkompliziert und mit einer eigens entwickelten Handy App ausgefüllt werden.
Es stehen unter eine Vielzahl von Checklisten und Vorlagen zur Verfügung und viele weitere können Fuhrparkverantwortliche ganz einfach mit Hilfe von motum by RepairFix selbst erstellen oder erweitern, um so die Fuhrparkmanagement Aufgaben zu erleichtern:
- DGUV 70 Checkliste
- UVV Checkliste
- Unfallbericht Checkliste
- Schadenmeldung Checkliste
- Fahrzeugübergabe Checkliste
- Und noch viele mehr
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Immer auf dem neuesten Stand mit der Akademie für FuhrparkmanagerInnen von motum by Repairfix
Die fortlaufende Weiterbildung für Fuhrparkverantwortliche ist entscheidend für den Erfolg und die Effizienz eines Fuhrparks. Vor allem im Hinblick auf die sich regelmäßig ändernden Anforderungen in Bezug auf Führungs- und Steuerungsaufgaben, den Kontrollpflichten (Führerscheinkontrolle, UVV, DGUV 70) und den gesetzlichen Anforderungen im Fuhrparkmanagement, wie beispielsweise die CSRD Richtlinie, wird eine laufende und selbstständige Weiterbildung von Fuhrparkleitern immer wichtiger.
Die regelmäßige Weiterbildung von Fuhrparkmanagern sollte nicht vernachlässigt oder unterschätzt werden, da erhebliche Haftungsrisiken in den von Fuhrparkleitern verantworteten Bereichen bestehen. Was diese Problematik zusätzlich verstärkt, ist die Tatsache, dass viele Flottenmanager ihren Fuhrpark neben ihrer Haupttätigkeit verwalten müssen. Daher bleibt oft wenig Zeit für ausgiebige Weiterbildungen und Wissensauffrischung.
Deshalb bietet motum by RepairFix die motum Akademie an, wo Fuhrparkleiter die Möglichkeit haben, ihr Wissen um die Fuhrparkmanagement-Aufgaben jederzeit und an jedem Ort zu vertiefen. Angefangen von Webinaren mit Unternehmen aus der Fuhrpark Branche bis hin zu ausdruckbaren Vorlagen und Checklisten:
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Häufig gestellte Fragen zu Fuhrparkleiter- und Fuhrparkmanagement Aufgaben
Wann sollte man einen Fuhrparkleiter einstellen?
Sobald ein Unternehmen einen Fuhrpark mit mehreren Fahrzeugen verwaltet, sollte sich eine Person im Unternehmen mit den Anforderungen im Fuhrparkmanagement intensiv auseinandersetzen. Neben den rechtlichen Anforderungen, beispielsweise nach DGUV 70 und UVV, dürfen Aspekte wie Kauf, Verkauf, Leasing, Versicherungen, Wartungen, Reparaturen und Optimierung des Fuhrparks nicht unterschätzt werden. Feste Vorgaben, wann eine FuhrparkleiterIn angestellt werden sollte, gibt es aber nicht.
Was zählt zu den Hauptaufgaben von FuhrparkleiterInnen?
Der Verantwortungsbereich von Fuhrparkleiterinnen erstreckt sich über die Organisation sämtlicher Aktivitäten des Fuhrparks, was die Beschaffung, Wartung und Verwaltung der Fahrzeugflotte umfasst.
Was sind gesetzliche Verpflichtungen von FuhrparkleiterInnen?
FuhrparkleiterInnen müssen kontinuierlich informiert bleiben, um sicherzustellen, dass sämtliche Fahrzeuge und Abläufe den gegenwärtigen rechtlichen Anforderungen und Standards gerecht werden. Regelmäßige Prüfungen, Kontrollen und Wartungen nach DGUV und UVV, sowie die Erfüllung der Pflichten von Haupt- (HU) und Abgasuntersuchungen (AU) müssen FuhrparkmanagerInnen erfüllen. Bei größeren Fuhrparks kann unter anderem die CO2-Berichtspflicht nach den neuen CSRD Richtlinien relevant sein.
Wie können sich FuhrparkleiterInnen fortbilden?
Es existieren spezifische Schulungen und Kurse im Bereich des Fuhrparkmanagements, die FuhrparkleiterInnen ermöglichen, ihr Fachwissen zu vertiefen und sich über aktuelle Trends sowie bewährte Methoden zu informieren. Hervorzuheben sind hier vor allem die Fuhrparkmanagement Angebote der DEKRA Akademie und vom TÜV Süd. Die motum Akademie ist ebenfalls eine gute Quelle, um sich über aktuelle Themen im Fuhrpark zu informieren.
Was ist unter Halterhaftung im Fuhrpark zu verstehen?
Im Fuhrparkmanagement wird die Halterhaftung sehr oft vom Unternehmen auf die FuhrparkmanagerIn übertragen, so dass eine Person für die Erfüllung der Halterpflichten verantwortlich ist. Diese Pflichten beinhalten unter anderem die Versicherungspflicht, die Steuerpflicht (Zahlung KFZ Steuer), die Mitteilungspflicht (Änderung von Halterdaten oder Fahrzeugdaten), die Betriebserlaubnis durch Wartung und Instandhaltung, die Verkehrssicherheit, sowie die Führerscheinkontrolle & Fahrtüchtigkeit
Was ist Fuhrparkmanagement?
Das Fuhrparkmanagement befasst sich mit der Verwaltung, Organisation und Optimierung von Fahrzeugflotten eines Unternehmens.
Was ist die Aufgabe einer Fuhrparkmanagement Software?
Eine Fuhrparkmanagement Software hilft Fuhrparkleiern dabei, die Verwaltung, Überwachung und Optimierung von Fahrzeugflotten zu vereinfachen, sowie die zugehörigen Daten zu sammeln, zu analysieren und Prozesse zu optimieren und teilweise auch zu automatisieren.
Was versteht man unter digitalem Schadenmanagement im Fuhrpark?
Digitales Schadenmanagement ist die Nutzung von Software Lösungen über den gesamten Prozess der Schadensaufnahme über die Reparatur bis hin zur zentralen Dokumentation von allen Unterlagen, die zur Schadensabwicklung notwendig waren bzw sind. Einer der führenden Anbieter in Deutschland im Bereich des digitalen Schadenmanagements im Fuhrpark ist motum by RepairFix.
Was ist der Unterschied zwischen Fleet Management und Flottenmanagement?
Fleet Management ist der englische Begriff für das deutsche Wort “Flottenmanagement” oder auch "Fuhrparkmanagement". Die Begriffe sind also gleichzusetzen.
Was sind digitale Fahrzeugkontrollen im Fuhrpark?
Unter digitalen Fahrzeugkontrollen im Fuhrpark versteht man die Nutzung von Handy Apps, um die im Fuhrpark notwendigen Fahrzeugkontrollen und Übergabeprotokolle durchzuführen. Ein führender Anbieter im Bereich der digitalen Fahrzeugkontrollen im Fuhrpark ist motum by RepairFix.
Was ist die CO2-Berichtspflicht für Fuhrparks?
Die im Januar 2024 in Kraft getretene Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD Richtlinie) regelt die CO2-Berichtspflicht und viele weitere Bereiche, die fortan für Unternehmen ab einer bestimmten Größe in Europa gelten.
Die neue Richtlinie befasst sich mit der Förderung und Durchsetzung von Nachhaltigkeitsthemen in Unternehmen und ersetzt die bis dahin geltende NFRD Richtlinie. Die neue CSRD Richtlinie betrifft auch Unternehmen mit Fuhrparks. Hier können Sie mehr dazu erfahren.