Schadenmanagement im Fuhrpark
Das Schadenmanagement ist eine absolute Notwendigkeit beim Betrieb eines Fuhrparks. Je größer die Flotte, desto wichtiger, komplexer, schwieriger und zeitaufwendiger wird ein effizientes Schadenmanagement. So kann es sein, dass FuhrparkmanagerInnen einen erheblichen Teil Ihrer Arbeitszeit mit dem Schadenmanagement verbringen müssen.
“Studien besagen, dass Flottenverantwortliche bis zu 28 % ihrer Arbeitszeit mit dem Schadenmanagement verbringen."
Schadenmanagement Definition
Das Hauptziel des Schadenmanagement ist es, Unfälle und Schäden im Fuhrpark so gut es geht zu vermeiden, die Dokumentation von Schäden nach gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen, die Auswirkungen von Schäden zu minimieren und die Kosten zu kontrollieren. Es umfasst die Identifizierung, Bewertung, Dokumentation und Abwicklung von Schadenfällen. Um eine reibungslose Schadenabwicklung zu gewährleisten, sind klar definierte Prozesse und unterstützende Technologien, wie eine Schadenmanagement Software notwendig.
Aufgaben des Schadenmanagements im Fuhrpark
Je nach Fuhrpark- und Unternehmensgröße werden alle oder einzelne Teile des Schadenmanagements intern durch den Fuhrparkverantwortlichen abgebildet.
- Schadenerkennung
- Schadenaufnahme
- Schadenbewertung
- Schadenabwicklung
- Kostenkontrolle
- Prozessoptimierung
- Schadenprävention
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Schadenmanagement im Fuhrpark: Die Kostentreiber
Kommt es zu einem Unfall oder einem Schaden im Fuhrpark, dann wird eine Kette von Aufgaben ausgelöst, die nicht nur viel Zeit, sondern auch viel Geld kosten. Im Detail verursachen die folgenden Positionen die höchsten Kosten und Zeitaufwand im Schadenfall:
- Unfälle und die damit verbundenen Fahrzeugausfälle. Je länger ein Fahrzeug ausfällt, desto teurer für das Unternehmen
- Beseitigung des Schadens durch Werkstätten
- Kommunikation mit FahrerInnen, Versicherungen, Werkstätten, Gutachtern und Leasinganbietern
- Einhaltung von Vorschriften zur Prävention von Unfällen nach DGUV 70 & UVV
- Rechtssichere Dokumentation, Ablage und Speicherung von Protokollen, Kontrollen und Dokumenten
Durch die vielen Prozesse, die parallel und nacheinander im Schadenmanagement ablaufen, sind klar definierte Abläufe notwendig, um die Kosten so gering wie möglich zu halten. Neben Prozessen ist es im Schadenmanagement aber auch wichtig dafür zu sorgen, dass Unfälle und Schäden so weit wie möglich reduziert und vorgebeugt werden. Diese Thematik wird vor allem durch die Einführung der CO2-Berichtspflicht im Rahmen der neuen CSRD Richtlinie an Bedeutung gewinnen.
Strategien & Maßnahmen im Schadenmanagement zur Senkung und Prävention von Unfällen im Fuhrpark
Einer der wichtigsten Ansatzpunkte im Schadenmanagement ist es, dafür zu sorgen, dass Unfälle und Schäden so weit es geht vermieden werden. Denn wo kein Schaden entsteht, muss auch nicht der langwierige und kostspielige Prozess der Schadenaufnahme bis hin zur Beseitigung des Schadens durchlaufen werden.
Erstunterweisungen der FahrerInnen
Erstunterweisungen und Schulungen der FahrerInnen sollen dafür sorgen, dass das Fachpersonal ausreichend geschult und qualifiziert ist für den sicheren Umgang im Straßenverkehr
- Erstunterweisungen nach UVV und DGUV 70 der FahrerInnen vor Fahrtantritt und bei der Fahrzeugübergabe
- Jährliche Schulung der Fahrerunterweisung nach UVV und DGUV 70 Vorschriften ist im Fuhrpark vorgeschrieben
- Bei Bedarf Schulung zu Ladungssicherheit im Fuhrpark
Regelmäßige Fahrzeugkontrollen, Prüfungen und Wartungen
- Die Hauptuntersuchung und die Abgasuntersuchung zählen zu den wichtigsten Prüfungen, die durchgeführt werden müssen. Ohne kann das Auto nicht auf die Straße
- Laut UVV müssen alle Fuhrpark Fahrzeuge mindestens einmal im Jahr durch einen Sachkundigen auf Schäden und Mängel überprüft werden. Die Kontrolle muss protokolliert werden
- Neben der jährlichen Prüfung nach UVV müssen FahrerInnen täglich vor Fahrtbeginn oder Fahrzeugübergabe Checklisten ausfüllen, die Schäden und mögliche Mängel frühzeitig erkennen
Schadenmanagement intern oder extern? Das sind die Vorteile & Nachteile
Die Frage, ob das Schadenmanagement intern oder extern abgebildet werden soll, hängt immer von der Ausgangslage in Ihrem Fuhrpark und Ihrem Fuhrparkmanagement und vorhandenen Systemen ab. Es kann daher nicht pauschal gesagt werden, ab welcher Fuhrparkgröße es sich lohnt, das Schadenmanagement outzusourcen.
Es gibt sowohl Vorteile als auch Nachteile beim Outsourcing des Schadenmanagements, die Sie erwägen sollten, wenn Sie sich die Frage stellen, ob Sie ihr Schadenmanagement intern oder extern abbilden wollen.
Externes Schadenmanagement per Software am Beispiel von motum by RepairFix
"Der größte Mehrwert für uns ist ganz klar die beschleunigte Kommunikation und die wesentlich einfachere Schadenmeldung. Aber auch die Instandsetzung der Fahrzeuge ist für uns kein Aufwand mehr, denn es passiert jetzt alles im Hintergrund." - Boris Fadeew, Leiter Logistik & Fuhrpark - ROSENGARTEN
Vorteile Schadenmanagement Outsourcing
- Geringerer Administrationsaufwand
- Fokus auf das Kerngeschäft
- Reduziertes Risiko
- Geringerer personeller Aufwand
- Expertise des Dienstleisters
Nachteile Schadenmanagement Outsourcing
- Kontrollverlust
- Abhängigkeit von Lieferanten
- Kommunikationsschwierigkeiten
- Kein internes Know How
- Mangelnde Kostentransparenz
Schadenmanagement Outsourcing Partner
Das Schadenmanagement im Fuhrpark kann an unterschiedliche Anbieter in der Wertschöpfungskette ausgelagert werden. Die gängigsten Outsourcing-Lösungen im Schadenmanagement werden von folgenden Unternehmen angeboten:
- Leasinganbieter
- KFZ Versicherungen
- Fuhrparkmanagementgesellschaften
- Software Anbieter
Schadenmanagement Outsourcing per Software
Eine Outsourcing-Lösung, die in den letzten Jahren immer attraktiver geworden ist, sind digitale Lösungen zum Schadenmanagement, wie beispielsweise von motum by RepairFix.
Mit diesen digitalen Lösungen zum Schadenmanagement können sowohl kleinere, mittlere als auch größere Fuhrparks das Schadenmanagement auslagern, ohne dabei jegliche Kontrolle oder Überblick zu verlieren. Die Software unterstützt lediglich mit optimierten Prozessen und Abläufen, während internes Wissen aufgebaut und auch geschützt wird.
Schadenmanagement per Software oder per Excel? Das sollten Sie wissen
Bei immer steigender Komplexität und rechtlichen Anforderungen im Fuhrparkmanagement im Allgemeinen und im Schadenmanagement im Speziellen stellt sich die Frage, ob es in naher Zukunft überhaupt noch möglich sein wird, das Schadenmanagement im Fuhrpark ohne digitale Softwarelösungen abzubilden.
Die Nutzung von Excel in Kombination mit ausgedruckten Checklisten zur Fahrzeugkontrolle und Fahrzeugübergabe wird spätestens bei der nächsten DGUV- oder UVV Prüfung zur Mammutaufgabe.
So bieten digitale Schadenmanagement Lösungen nicht nur eine zentrale Plattform für den Fuhrparkverantwortlichen, sondern auch Handy-Apps für die FahrerInnen zum komfortablen Ausfüllen von Checklisten zur Fahrzeugkontrolle.
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Vorteile einer Schadenmanagement Software
Die Vorteile einer Schadenmanagement Software im Vergleich zu einem Excel mit einer verschachtelten und eventuell unübersichtlichen Ordner- und Ablagestruktur für alle zugehörigen Dokumente sind vielfältig:
- Zentrales Management aller Fahrzeuge und Dokumente in einem Portal für den Fuhrpark Manager (Unfallberichte, Protokolle, Rechnungen, Kostenvoranschläge, Kommunikation, etc.)
- Übersichtliches Kostenmanagement durch automatisierte Auswertungen der Schäden im Fuhrpark und den einzelnen Fahrzeugen & FahrerInnen
- Einfach zu bedienende Handy-Apps mit Checklisten zur Fahrzeugübergabe und Fahrzeugkontrolle nach DGUV & UVV-Prüfungen für PKWs
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Schadenmanagement kostet Flottenverantwortliche bis zu 28 % ihrer Arbeitszeit
Die größten Zeitfresser im Schadenmanagement sind die zeitaufwendige Kommunikation mit Fahrern, Versicherungen, Gutachtern und Werkstätten. Dadurch entstehen zusätzlich jede Menge Protokolle, Berichte, Dokumente, Gutachten und Rechnungen, die alle zu den richtigen Schadenfällen zugeordnet werden müssen. Ein enormer logistischer und organisatorischer Aufwand, vor allem im Hinblick auf die jährlichen UVV & DGUV Prüfungen. Ein Problem, das sich RepairFix mit der digitalen KFZ Schadenmanagement Software motum by RepairFix angenommen hat.
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So automatisieren Sie Ihr Schaden Management im Fuhrpark und sparen kostbare Zeit und Geld
In den letzten Jahren haben sich immer mehr Lösungen zur Digitalisierung des Schadenmanagements am Markt durchgesetzt. Einer dieser Anbieter ist motum by RepairFix. motum ist das intelligente Betriebssystem für operatives Flottenmanagement. Durch intelligentes und automatisiertes Schaden- & Instandhaltungsmanagement wird der Fuhrpark effizienter und transparenter - und Ihre Fahrzeuge bleiben jederzeit einsatzfähig.
Die Vorteile der Schadenmanagement Software motum by RepairFix:
- Handy-App für Fahrer zum Ausfüllen von Fahrzeugprotokollen, Fahrzeugübergabe Protokollen, Unfallberichten & Schadenmeldungen
- Zuordnung von Kosten, Rechnungen, Dokumenten & Kommunikation zu einzelnen Fahrzeugen und Schäden im Portal und der Web App für Fuhrparkverantwortliche
- Zentrales Portal & App für Flottenmanager mit Auswertungen, Analysen und Statusberichten zu Fahrzeugen, Fahrern, Schäden, Unfällen und Kosten
- Einfache Zusammenarbeit per zentraler in-App Kommunikation mit Fahrern, Versicherungen, Gutachtern und Werkstätten
- Intelligentes Reparaturmanagement für Ihren Fuhrpark mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz
Einbinden eigener Partner, wie z.B. Werkstätten, Fuhrpark Management Software Anbieter, etc ohne IT Aufwand per motum API
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Weiterführendes Wissen zum Thema Schadenmanagement KFZ & Digitalisierung Schadenmanagement
Das Thema Schadenmanagement gehört im Fuhrpark zu den eher weniger beachteten Themen, obwohl es durch seine Komplexität enorme Kosten verursacht, aber daher gleichzeitig auch jede Menge Einsparpotentiale bietet. Vor allem im Bereich der Digitalisierung des Schadenmanagements.
Schadenmanagement Prozess & Aufgaben - Eine Detailbetrachtung
Das Schadenmanagement reicht von seinen Aufgabengebieten von der Schadenerkennung über die Schadenaufnahme bis hin zur Optimierung des Schadenmanagement Prozesses. Die Aufgaben werden meistens von einem Fuhrpark Manager übernommen. Bei kleineren Unternehmen wird das Fuhrparkmanagement auch gerne neben anderen Tätigkeiten ausgeführt.
- Schadenerkennung: FuhrparkleiterInnen bzw FahrerInnen sind dafür verantwortlich Schäden zu identifizieren und zu dokumentieren. Die Schadenerkennung erfolgt in der Regel bei Fahrzeugkontrollen, Fahrzeugübergaben, routinemäßigen Kontrollen nach DGUV 70 und UVV oder bei akuten Unfällen oder Schäden. In letzter Zeit haben sich immer mehr Lösungen durchgesetzt, die es den FahrerInnen ermöglichen, mit Checklisten am Handy zu arbeiten, um Schäden aufzunehmen und bei routinemäßigen Fahrzeugübergaben zu erkennen.
- Schadenaufnahme/dokumentation: Traditionell erfolgt die Schadenaufnahme ohne viel digitale Unterstützung. Durch den Einsatz von digitalen Checklisten zur Schadenmeldung, einer internen Hotline oder regelmäßigen Schulungen kann die Dokumentation des Schadens verbessert werden. Weitere Möglichkeiten, um die Datenbasis bei der Schadendokumentation zu verbessern, sind Handy-Apps, die den Fahrern vorgefertigte Checklisten zur Hand geben, um Schäden sauber zu dokumentieren und Unfallberichte zu erstellen..
- Schadenbewertung: Nach der Identifikation und der Aufnahme des Schadens erfolgt im Schadenmanagement Prozess die Bewertung des Schadens. Hierbei wird der Umfang des Schadens ermittelt und eine erste Kostenschätzung durch den Flottenmanager vorgenommen.
- Schadenabwicklung: Eine weitere Aufgabe im Schadenmanagement ist es, für die Abwicklung des Schadens zu sorgen. Dies beinhaltet die Kommunikation mit allen beteiligten Parteien, wie Versicherungen, Werkstätten oder Dienstleistern, um eine schnelle, transparente und effiziente Reparatur des Schadens sicherzustellen.
- Überwachung und Steuerung: Eine oftmals unterschätzte Aufgabe im Schadenmanagement ist es, die entstandenen Schäden zu managen. Das kann schnell sehr komplex und unübersichtlich werden, vor allem bei größeren Fuhrparks. So müssen Fleet Manager sicherstellen, dass die Koordination von Versicherern, Gutachtern, Werkstätten, Kostenvoranschlägen und Rechnungen schnell und effizient erfolgt. Hier haben sich in den letzten Jahren digitale Schadenmanagement Anbieter durchgesetzt, die sie bei dieser Arbeit unterstützen können:
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Zentrale Kommunikation inkl. Zuordnung von Rechnungen, Kostenvoranschlägen und Schadensdokumenten zum jeweiligen Schaden
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- Kostenkontrolle: Die Kostenkontrolle ist ein weiterer wichtiger Aspekt des Schadenmanagements im Fuhrpark. Dies kann unter anderem durch das Einholen von mehreren Angeboten unterschiedlicher freier Werkstätten, durch eine schnellere Schadenabwicklung oder durch Smart Repair Systeme im Fuhrpark erreicht werden.
- Schadenprävention: Das Schadenmanagement arbeitet auch präventiv, um Schäden zu vermeiden. Hierzu gehören beispielsweise Schulungen für MitarbeiterInnen, regelmäßige Wartung von Fahrzeugen, die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen und die Nutzung von digitalen Checklisten zur Einhaltung der DGUV 70 und UVV Vorschriften zur Prüfung von PKWs im Fuhrpark.
- Prozessoptimierung: Eine weitere Aufgabe des Fleet Managers ist es, sicherzustellen, dass die Prozesse im Schadenmanagement im Fuhrpark stets optimiert werden. Das Hauptziel ist es, Ausfallzeiten nach Schäden so gering wie möglich zu halten und die Flottenfahrzeuge so schnell wie möglich wieder einsatzfähig zu bekommen. Das kann durch folgende Maßnahmen erfolgen: Schnellere Abwicklung von Schäden, zentrale Kommunikation mit allen Beteiligten (FahrerInnen, Werkstätten, Versicherungen, etc.), optimierte Ablage und Zuordnung von Dokumenten zu allen Schäden. All diese Punkte können mit Hilfe einer Schadenmanagement Software leicht optimiert werden
Je größer der Fuhrpark, desto schwieriger wird es, diese Prozesse mit Hilfe von Excel und Co. abzubilden, zu optimieren und den Überblick zu behalten. Daher werden digitale Schadenmanagement Anwendungen, wie die von motum by RepairFix immer unerlässlicher im Fleet Management und im Schadenmanagement
Die Schadenabwicklung
Schnelles Handeln ist entscheidend, wenn es zu einem Unfall kommt. Eine gründliche Fahrerunterweisung gemäß der Unfallverhütungsvorschrift (UVV) zum richtigen Verhalten am Unfallort ist dabei von großer Bedeutung. Hierfür können Informationsmaterialien wie Vorlagen oder Anleitungen im Fahrzeug hinterlegt werden, um bei Bedarf Unterstützung bieten zu können. Ein Musterbeispiel in Form eines Unfallberichts kann ebenfalls helfen, alle relevanten Details zum Unfall und Schaden festzuhalten. Alternativ können auch Handy Apps mit vorgefertigten Checklisten für Unfallberichte, Schadenprotokolle und Fahrzeugkontrollen genutzt werden
Weiterführende Artikel:
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Erfahren Sie, wie der Unfallbericht allen Beteiligten dabei hilft, den genauen Unfallhergang, die entstandenen Schäden und die beteiligten Parteien umfassend zu dokumentieren.
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Die Fahrzeugreparatur
Nachdem der Fuhrparkleiter den Schaden festgestellt hat, ist es seine Aufgabe, die Schadenabwicklung einzuleiten. Dazu gehört das Melden des Schadens bei der Versicherung und die Beauftragung einer Reparatur. Um diesen Prozess effizient zu gestalten, möchten wir Ihnen einige Tipps zu den verschiedenen Schritten geben:
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Um Ihnen den Fuhrpark-Alltag zu vereinfachen, haben wir eine Sammlung von nützlichen Vorlagen, Checklisten und PDFs zum ausdrucken für Sie zusammengestellt, die Sie kostenlos herunterladen und nutzen können.
Weiterführende Tipps & Tricks, um Ihr Schadenmanagement zu optimieren
- Bei den KVA-Prüfungen, die für Flottenmanager von großer Bedeutung sind, gibt es einige wichtige Aspekte, auf die unbedingt geachtet werden sollte.
- Vertragswerkstatt oder freie Werkstatt? Bevor Sie eine Entscheidung treffen, ist es wichtig, sich umfassend zu informieren und alle relevanten Faktoren abzuwägen, um die beste Option für Ihre Bedürfnisse zu finden.