Checkliste: Was Sie bei der Schadenmeldung beachten sollten

Für Fahrer/innen gilt es nun einen kühlen Kopf zu bewahren und die Anweisungen des Fuhrparkleiters oder Schadenmanagers zur richtigen Aufnahme des Schadens zu befolgen. 

Doch welche Informationen benötigen Sie als Fuhrparkleiter/in, um gute Entscheidungen über das weitere Vorgehen treffen zu können?

Für die interne Abwicklung ist es erstmal wichtig, alle relevanten Daten zum Schaden zu erlangen. Definieren Sie am besten ein einheitliches Format für die Schadenmeldung, um Ihnen und Ihren Fahrern die Bearbeitung so einfach wie möglich zu machen. Besonders bei dezentralen Fuhrparks ist es für Fuhrparkleiter/innen wichtig, möglichst vollständige Daten zum Schaden zu erhalten. Auf dieser Basis können dann nächste Schritte besser geplant werden, was die Basis für Kosteneinsparungen bildet.

Eine Schadenmeldung sollte folgende Informationen beinhalten:

• Fahrzeugdaten
• Betroffenes Bauteil
• Art des Schadens (z.B. Kratzer, Delle, Steinschlag)
• Größe des Schadens 

Zur besseren Einschätzung sollten zudem Fotos des Schadens aufgenommen werden. Hierbei ist es jedoch wichtig, dass die Fahrer/innen genau angeleitet werden, welche Fotos relevant sind. In der Regel sind folgende Aufnahmen notwendig:

• Ein Foto des Fahrzeugs mit sichtbarem Kennzeichen 
• Ein Foto des kompletten Bauteils
• Ein Foto des kompletten Schadens am Bauteil
• Eine Nahaufnahme des Schadens

Mit dieser Struktur können Sie sicherstellen, dass die Daten über den Schaden aussagekräftig sind. Oftmals kann dadurch bei Außenschäden, das Ausmaß des Schadens schon per Foto eingeschätzt und eine Kalkulation zu den Reparaturkosten gemacht werden. 

Das bietet Ihnen als Fuhrparkleiter/in eine perfekte Basis, um die Reparaturentscheidung zu treffen oder ggf. Reparaturen zurückzustellen und diese für einen späteren Zeitpunkt zu sammeln. 

Tipp: Mit digitalen Lösungen können Unfälle und Schäden von Ihren Fahrern einfach und strukturiert per Web-App gemeldet werden. Als Fuhrparkverantwortliche/r erhalten Sie alle Informationen übersichtlich in einer Online-Anwendung und können so das weitere Vorgehen planen. Mit wenigen Klicks stimmen Sie sich mit Werkstätten zu Reparaturkosten und Terminen ab. Zahlreiche Telefonate, viele E-Mails und Papierberge gehören damit der Vergangenheit an.