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Autor:
Fabian Pape
15.12.2021
Werkstätten

Die perfekte Verbindung

Erfahren Sie mehr über unsere Software motum als Verknüpfung von Werkstatt und Auftraggeber.


In den Werkstätten und deren Umfeld ist jede Menge Software unterschiedlicher Hersteller im Einsatz: Fast alle K&L Betriebe arbeiten mit verschiedenen DMS-Systemen, ihre Auftraggeber wiederum nutzen eigene IT. Nun gibt es eine Werkstattsoftware, die beide Systeme ideal miteinander verbindet und gleichzeitig den administrativen Aufwand deutlich senkt.


Verschiedene Auftraggeber, verschiedene Lösungen: Es ist unübersichtlich geworden auf dem Gebiet der Werkstattsoftware. Versicherungen, Schadensteuerer, Flotten, Gewerbekunden oder Leasingunternehmen – jeder Großkunde hat seine eigene IT, mit der er Aufträge an die Kfz-Betriebe übermittelt. Ist die Anfrage dort eingegangen, wird meistens in sogenannten DMS-Systemen für die interne Abwicklung weiter gearbeitet. Es handelt sich dabei um eine Softwarelösung, die die Unternehmen bei der Abwicklung aller internen anfallenden Geschäftsprozesse unterstützt. Dazu zählen die Kalkulation,  Ersatzteilverwaltung, Prozessplanung, Finanzbuchhaltung und die Kapazitätsplanung. Eine Software, die in Werkstätten mittlerweile zum Standard gehört. 

DMS-Systeme befassen sich mit den internen Prozessen der Werkstatt

Zu den täglichen Aufgaben der Werkstätten zählen allerdings nicht nur die kaufmännischen Tätigkeiten, sondern vor allem die Betreuung jener, an denen sie verdienen: die Kunden. Und bei der Kommunikation mit den Kunden enden die Möglichkeiten der meisten DMS-Systeme – und beginnt die aufwändige, zum Teil händische Arbeit der Servicekräfte, die nicht nur viel Zeit kostet, sondern den Administrationsaufwand jeder Werkstatt erheblich erhöht.

Unzählige Telefonate, E-Mails oder Vor-Ort-Termine sind notwendig, um mit den Kunden verschiedene Sachverhalte zu klären. Zum Beispiel muss die Werkstatt den Umfang des Schadens einschätzen, einen passenden Reparaturtermin finden und die internen Prozesse effizient planen. Parallel dazu muss sie die Kunden betreuen und regelmäßig den aktuellen Status des Fahrzeuges dokumentieren. 

Schnellere Kundenkommunikation und weniger Aufwand 

Hilfe bieten hier Anbieter von Werkstattlösungen, die speziell für die digitale Kundenkommunikation entwickelt wurden und den Aufwand für die Servicekräfte erheblich verringern - z. B. motum von RepairFix. Mit der motum-Anwendung können K&L-Betriebe jederzeit und einfach mit ihren Kunden Informationen austauschen. 

Über eine Web-App, die Kunden über einen Link aufrufen, übermitteln sie vorab online wichtige Details zum Schaden, bestätigen notwendige Dokumente und stimmen Termine digital ab. Die Werkstätten kann anhand der strukturierten Daten den Schaden einschätzen, Freigaben einholen und bereits Ersatzteile bestellen. Die Software dokumentiert alle Schritte des Reparaturprozesses, wichtige Unterschriften vom Kunden fragt der Servicemitarbeiter ebenfalls über die Anwendung digital an.

Die Software lässt sich nicht nur einfach durch Schnittstellen in vorhandene IT-Systeme integrieren, sondern auch intuitiv anwenden: Benutzer müssen sich nicht in die Lösung einarbeiten, stattdessen können sie direkt mit ihrer Arbeit beginnen. 

Software für Kundenkommunikation automatisiert Prozesse und vernetzt die Systeme

Ein Beispiel: Der Schadensteuerer schickt den Kontakt eines Kunden, der ihm einen Unfall gemeldet hat, an die Werkstatt. Ein Mitarbeitender kontaktiert die Person  anschließend per E-Mail oder Telefon. Schneller wickelt er diesen Schritt beispielsweise über die Software motum von RepairFix ab: Sobald die Werkstatt den Link verschickt hat, erhält der Schadensteuerer eine automatisierte Nachricht, dass der Kontakt informiert wurde. Der Mitarbeitende hat sich damit einen Arbeitsschritt gespart. Hat der Kunde die Schadenmeldung auf seinem Smartphone ausgefüllt, erhält die Werkstatt alle Informationen zum Schaden und Fahrzeughalter in ihrem DMS-System und muss diese nicht manuell aufnehmen. Dadurch können Werkstätten direkt mit der Kostenkalkulation und Reparaturplanung beginnen.

Die Werkstattsoftware für die digitale Kundenkommunikation verbindet so einzelne Parteien wie Schadensteuerer, K&L-Betriebe und Kunden und erzeugt einen lückenlosen Workflow. Und Werkstattleitern sparen diese Nischenlösungen viel Zeit und Geld. 


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