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24.1.2023
Fuhrparks

So reduzieren Flottenmanager bei der Leasing-Rückgabe ihre Kosten

Endet der Leasingvertrag mit unreparierten Schäden am Fahrzeug, kann dies zu hohen Nachzahlungen führen. Eine Software kann helfen, sich schon einige Wochen vor der Leasingrückgabe vorzubereiten und die Kosten zu reduzieren.

So bereiten sich Flottenmanager auf die Leasing-Rückgabe vor

Das Fuhrparkmanagement verwaltet seine Flotte in Frankfurt, während der Fahrer mit dem Leasingfahrzeug Pakete in Berlin ausliefert. Bei dezentral verwalteten Fuhrparks ist es für Verantwortliche meist schwer, den Überblick zu behalten. Endet der Leasingvertrag, wissen Flottenverantwortliche oft nicht, in welchem Zustand sich das Fahrzeug befindet. So kommt es bei der Rückgabe oft zu bösen Überraschungen und hohen Kosten. Das kann die Fuhrparkleitung ganz einfach vermeiden, indem sie eine Software mit digitalen Fahrzeugkontrollen einsetzt und so den Zustand des Fahrzeugs digital dokumentiert, damit präventiv der Zustand vor der Rückgabe optimiert werden kann.

Leasing-Checkliste:  Bild über aktuellen Zustand des Autos verschaffen

Digitale Lösungen sorgen dafür, dass das Flottenmanagement auch bei großen Fuhrparks über die Distanz den Überblick behält, beispielsweise motum von RepairFix. Eine digitale Akte informiert detailliert über den Zustand jedes Fahrzeugs, wie über behobene und fällige Reparaturen. Sie erinnert aber auch an anstehende Servicetermine, TÜV oder die Leasingrückgabe. So kann sich die Fuhrparkleitung einige Wochen vorher ein Bild über den Zustand des Leasingfahrzeugs machen und Schäden rechtzeitig beheben. Für den Fall, dass der Wagen nicht vor Ort ist, beauftragt das Flottenmanagement die Fahrerin oder den Fahrer ganz einfach über eine Web-App, den Status des Fahrzeugs zu übermitteln.

Rechtzeitig vor der Leasing-Rückgabe Schäden melden

Während die Fuhrparkleitung über den Browser motum aufruft, greifen die Fahrerinnen und Fahrer mit ihrem Smartphone auf die digitale Lösung zu. Per Web-App scannen sie einen QR-Code am Fahrzeug. Anschließend leitet die Applikation die Dienstwagenfahrer durch das Menü und fragt alle Informationen, einschließlich Fotos für die Schadenmeldung ab. Somit ist sichergestellt, dass alle Schäden, die für die Leasingrückgabe aufgenommen wurden. Ist die Meldung vollständig, leitet sie der Fahrer direkt an die Fuhrparkleitung weiter.

Instandsetzung von Schäden vor der Leasingrückgabe

Was sind Gebrauchsspuren, was Schäden? Hat die Fuhrparkleitung die Schadenmeldung erhalten, unterscheidet sie zwischen Gebrauchsspuren und Schäden. Gebrauchsspuren am Auto deckt die Leasingrate ab. Dazu zählen beispielsweise kleine Schrammen und Kratzer in der Nähe von Türgriffen, Kofferraumgriffen oder Tankdeckeln. Ob es sich um eine übermäßige Abnutzung des Leasingfahrzeugs handelt, muss die Leasinggesellschaft im Zweifelsfall nachweisen. Um möglichst objektiv zu sein, arbeiten heutzutage viele Autohändler mit dem digitalen Schadenkatalog der DEKRA oder dem digitalen Schadenkatalog des TÜV. Hat das Leasingfahrzeug einen eindeutigen Schaden erlitten, den das Flottenmanagement bezahlen muss, ist auch das kein Grund zur Panik. Die Fuhrparkleitung darf die Schäden instandsetzen. Beispielsweise kann sie Smart Repair einsetzen, sofern sich die Beule oder der Kratzer damit beheben lassen. 

Wie viel das Flottenmanagement nachzahlen muss, hängt vom Vertrag ab: Beim Kilometerleasing bestimmt die gefahrene Distanz die Höhe der monatlichen Rate. Fährt der Leasingnehmer mehr, als er vertraglich vereinbart hat, muss er bei der Rückgabe die Mehrkilometer bezahlen. Fährt er weniger, erstattet ihm der Leasinggeber die Differenz. Beim Restwertleasing gilt: Ist das Auto ebenso viel wert wie der vereinbarte Restwert, muss der Leasingnehmer nichts nachzahlen. Ist es mehr wert, bekommt er meist 75 Prozent vom Mehrerlös.

Und so funktioniert’s

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Zustand in einem Leasing-Rückgabeprotokoll dokumentieren

Bei der Abgabe des Leasingfahrzeugs sollten Fahrerinnen und Fahrer den Zustand des Autos ausführlich dokumentieren und alle beanstandeten Schäden sowie das Ausmaß schriftlich und mit Bildern aufnehmen. Dafür sollten sie das Leasingauto außen von allen Seiten und innen fotografieren und Schäden, die strittig werden könnten, besonders genau in Text und Bild festhalten. In Zweifelsfällen können Flottenverantwortliche einen unabhängigen Gutachter zurate ziehen.  Eine umfassende Dokumentation des Fahrzeugzustands ist wichtig, denn es ist ein wichtiges Beweisdokument, das beiden Seiten absichert. Folgende Fakten sollte ein Rückgabeprotokoll enthalten:

Checkliste für ein Leasing-Rückgabeprotokoll:

  • Wann und wo wurde das Leasingfahrzeug zurückgegeben?
  • Fahrzeugdaten, wie Fahrgestellnummer und amtliches Kennzeichen, Datum und Kilometerstand 
  • Fahrzeugzustand von außen und von innen inklusive Fotos
  • Reparaturen, die noch notwendig sind
  • Inspektionen
  • Vorhandensein und Zustand des Fahrzeugzubehörs
  • Zustand der Reifen und Felgen
  • Öl- und Kühlmittelstand
  • Bei Kilometer-Leasingverträgen: Schäden und/oder Minderwerte
  • Bei Restwertverträgen: Netto-Händlereinkaufspreis

Vorteile einer digitalen Leasing-Rückgabe auf einen Blick:

  • Frühzeitige Erinnerung an den Abgabetermin: Verantwortlichen bleibt so ausreichend Zeit, um eventuelle Schäden zu beheben.
  • Fuhrparkverwaltung kann Fahrer mit digitaler Schadenmeldung beauftragen, um sich Einblick zum Zustand des Leasingwagens vor der Leasingrückgabe zu machen.
  • Software führt vollautomatisch durch die Schadenmeldung: Die App leitet Dienstwagenfahrer durch das Menü und fragt alle Informationen, einschließlich Fotos für die Schadenmeldung, ab. Ist die Schadensmeldung vollständig, leitet sie der Fahrer direkt an das Flottenmanagement weiter. 
  • Fuhrparkleitung weist Instandhaltungsmaßnahmen an: Um die Kosten bei der Leasingrückgabe zu reduzieren, kann der Flottenverantwortliche notwendige Reparaturen durchführen lassen, die nicht in die Rubrik Gebrauchsspuren fallen. Die Schäden werden, sofern möglich, mit Smart Repair behoben.
  • Keine überraschenden Kosten bei der Leasingrückgabe: Mit digitalen Lösungen hat die Fuhrparkleitung zu jeder Zeit absolute Transparenz über die Flotte. Sie kann so rechtzeitig vor der Leasingrückgabe Schäden erkennen und das Fahrzeug in einen für das Leasingunternehmen akzeptablen Zustand bringen, um zusätzliche Kosten zu reduzieren.

Zum Schluss: erst Protokoll prüfen, dann unterschreiben

Händler verlangen oft direkt vor Ort eine Unterschrift auf dem Mängel- oder Rückgabeprotokoll. Damit kann die Person, die das Leasingfahrzeug zurückgibt, unbewusst die Mängel anerkennen und Nachzahlungen akzeptieren. Fahrerinnen und Fahrer sollten darauf achten, dass sie mit ihrer Unterschrift nur den Zustand des Autos, nicht die Übernahme von Kosten bestätigen. Außerdem sollten sie im Protokoll vermerken, wenn sie mit Schäden oder Kosten nicht einverstanden sind und alle mündlichen Vereinbarungen schriftlich bestätigen lassen. Es ist daher ratsam, das Protokoll mitzunehmen und es sich vor der Unterschrift in Ruhe durchzulesen.

FAQs:

Was kostet eine Leasing-Rückgabe?

Beim Restwertleasing gilt: Ist das Auto ebenso viel wert wie der vereinbarte Restwert, muss der Leasingnehmer nichts nachzahlen. Ist es mehr wert, bekommt er meist 75 Prozent vom Mehrerlös. Beim Kilometerleasing gilt: Fährt der Leasingnehmer mehr, als im Vertrag festgehalten wurde, muss er für die Mehrkilometer aufkommen. Fährt er weniger, erstattet ihm der Leasingunternehmer die Differenz.

Was sind normale Gebrauchsspuren bei Leasingrückgabe?

Normale Gebrauchsspuren sind kleine Steinschläge im Lack oder auf der Windschutzscheibe, kleine Schrammen oder Kratzer in der Nähe von Tankdeckel, Felgen, Tür- oder Kofferraumgriffen, kleine Beulen oder kleine Lackabschürfungen im Bereich der Ladekante.

Dürfen Schäden vor der Rückgabe instandgesetzt werden?

Ja, wer sich vor der Rückgabe einen Überblick über seine Leasingfahrzeuge verschafft und gegebenenfalls Reparaturen gemäß der Herstellervorgaben durchführen lässt, ist vor bösen Überraschungen geschützt.

Gibt es digitale Leasing-Checklisten?

Ja, die Software motum von RepairFix bietet Checklisten an, mit denen die Fuhrparkleitung den Zustand des Leasingfahrzeugs vor der Rückgabe überprüfen kann.

Was kostet eine Leasing-Aufbereitung?

Eine professionelle Reinigung und Pflege des Fahrzeugs beginnt ab 50 Euro in der Stunde. Mit 250 Euro sollten Flottenverantwortliche für ein mittelgroßes Auto in einem normalen Zustand rechnen.

Wie berechnet man den Restwert beim Leasing?

Der Restwert ist die Differenz aus dem kalkulierten Restwert und dem tatsächlichen Wert des Fahrzeugs bei Vertragsende.

Was passiert mit dem Restwert beim Leasing?

Ist das Auto genauso viel wert wie der vereinbarte Restwert, muss der Leasingnehmer nichts nachzahlen. Ist der Wagen mehr wert, bekommt der Leasingnehmer meist 75 Prozent vom Mehrerlös. Die restlichen 25 Prozent erhält die Leasinggesellschaft.

Wer zahlt Gutachter bei Leasingrückgabe?

Die Kosten tragen die Vertragsparteien laut den AGBs vieler Leasinggesellschaften je zur Hälfte. Beauftragt der Leasingnehmer ein Gutachten, trägt er die Kosten.

Wie sauber sollte das Fahrzeug bei der Leasing-Rückgabe sein?

Grundsätzlich gilt: je sauberer, desto besser. Denn der erste Eindruck zählt. Die Sauberkeit des Leasingfahrzeugs lässt Rückschlüsse zu, wie pfleglich das Fahrzeug behandelt wurde.

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