Kosten im Fuhrpark senken - So funktioniert’s

Unterhält ein Betrieb einige Fahrzeuge oder sogar eine Flotte, stellt das häufig eine zusätzliche finanzielle Belastung dar. Versicherungsprämien, Reparaturen an Fahrzeugen oder Gehälter für Personal sind nur einige Posten auf der langen Liste der Ausgaben. Fuhrparkverantwortliche, die Geld einsparen wollen, sollten ihre Kostenträgerrechnung genau kennen. Sie unterscheidet zwischen den Fixkosten eines Unternehmens und den variablen Kosten. 

Fixkosten umfassen die Ausgaben, die auch dann entstehen, wenn das Fahrzeug nicht bewegt wird. Demzufolge sind sie nicht von den gefahrenen Kilometern, also der Laufleistung des Fahrzeugs, sondern vom Nutzungszeitraum abhängig. Das Fuhrparkmanagement kann auf diese Weise die Fixkosten pro Jahr festlegen. Keinesfalls sollte es annehmen, dass sie immer gleich hoch bleiben – sie sind lediglich laufleistungsunabhängig. 

Die gängigsten Fix-Kosten sind: ‍

• Personalkosten
• Prämien und Spesen
• Kosten für Garagen
• Leasingraten
• Zeitabhängige Abschreibungen
• Autobahngebühren (z. B. Vignette)
• Versicherungen (z. B. Kfz-Versicherung, Haftpflichtversicherungen)
• Zusatzkosten für alle wichtigen Komponenten (z. B. Warnwesten oder Feuerlöscher)
• Mietkosten
• Fahrzeugbezogene Rüstzeitkosten (z. B. Fahrzeugkontrolle)
• Kreditzinsen
• Kalkulatorische Zinsen
• Kfz-Prüfkosten (Hauptuntersuchung und Inspektion)

Variable Kosten hängen im Gegensatz zu den Fixkosten von der Laufleistung ab. Doch auch hier gilt: Bei den variablen Kosten ist der Verbrauch nicht zwangsläufig proportional zu den gefahrenen Kilometern. Die Ausgaben können je nach Fahrzeugnutzung und Kilometerleistung variieren, es kommt auf den Fahrzeugtypen an. 

Die gängigsten variablen Kosten sind:‍

• Personalkosten
• Reparaturkosten
• Leistungsabhängige Abschreibung
• Kraftstoffkosten 
• Reifen
• Kfz-Wartungskosten und Wartungskosten der Zusatzausrüstung 
• Kilometerabhängige Autobahnnutzungsgebühren (z. B. Mautkilometer)

Rechnet die Flottenleitung Fixkosten und variable Kosten zusammen, erhält sie die Gesamtkosten ihres Fuhrparks – und die können eine immense finanzielle Belastung für das Unternehmen darstellen. 

Laut einer Untersuchung der Unternehmensberatung Deloitte Deutschland aus dem Jahr 2019 verteilen sich die Ausgaben für Flotten prozentual auf folgende Bereiche (s. Grafik unten): 41 Prozent entfallen auf Abschreibungen, 20 Prozent auf Kraftstoffe sowie 15 Prozent auf Reparatur, Wartung und Reifen. Zwölf Prozent auf Zinsen, acht Prozent auf Versicherungen und je zwei Prozent auf Steuern und Personal. 

So senken Sie die Kosten für den Fuhrpark 

Doch mit sorgfältiger Planung und den richtigen Instrumenten lassen sich die Ausgaben reduzieren. Eine digitale Schaden- und Wartungssoftware, wie motum von RepairFix, verschafft dem Flottenmanagement einen Überblick über die Kosten für Reparatur und Wartung und kann so dabei helfen, Geld in folgenden Bereichen einzusparen. 

Werkstattkosten:‍

Reparatur, Wartung, Reifen: Rund 15 Prozent aller Kosten entfallen auf diese drei Posten. Doch das muss nicht sein. Durch die motum-Software hat der Fuhrparkleiter einen stetigen Überblick über die aktuellen Fahrzeugzustände und Schäden. Damit hat er oder sie eine optimale Entscheidungsgrundlage, ob ein Fahrzeug repariert werden soll oder nicht. Wenn es sich nicht um einen Unfall, sondern lediglich um einen Kratzer oder Dellen im Lack handelt, kann die Reparatur auch zurückgestellt, in der Software gesammelt und erst später mit anderen Schäden repariert werden. Auch das Nutzen von alternativen Reparaturmethoden, wie z. B. Smart Repair, senkt auf Dauer die Reparaturkosten. Darüber hinaus sorgt die Software für die sogenannte „vorausschauende Wartung“: Abfahrtskontrollen in Form von Checklisten, die Fahrerinnen oder Fahrer auf dem Smartphone ausfüllen, bringen Defekte ans Tageslicht, bevor sie größeren Schaden anrichten oder entdecken aktive Warnleuchten rechtzeitig. So kommen Fahrzeuge in die Werkstatt, bevor es beispielsweise zu einem Motorschaden infolge eines blinkenden Öllämpchens kommt. 

Nutzt der Fuhrparkleiter das Full-Service-Schadenmanagement von RepairFix, kann er zudem von günstigeren Reparaturen profitieren. Denn ein wesentlicher Vorteil der Schadensoftware motum besteht in der intelligenten Steuerung von verunfallten Fahrzeugen im Werkstattnetz. Die Reparatursätze des zertifizierten Netzwerks liegen 15 Prozent unter dem DEKRA-Satz und sind damit günstiger als übliche Werkstätten bei gleich hoher Qualität. Darüber hinaus bieten die Mitgliedsbetriebe zusätzliche Services, wie kostenlose Ersatzwagen oder einen Liefer- und Reinigungsservice für den Unfallwagen.

Versicherungskosten:‍

Die intelligente Planung der Reparaturen wirkt sich auch auf die Assekuranz aus, die durchschnittlich mit acht Prozent aller Ausgaben zu Buche schlägt. Eine bewusste Auseinandersetzung mit der eigenen aktuellen Situation im Schadenmanagement bietet für Fuhrparkverantwortliche eine sehr gute Möglichkeit, Kosten im Fuhrpark nachhaltig zu reduzieren. Denn wer weniger Schäden meldet, dem winken auch günstigere Beiträge. Durch eine effektive Steuerung lässt sich der Reparaturaufwand um bis zu 20 Prozent reduzieren. Grund zur Freude für alle Flotteninhaber, die Reparaturen mithilfe der Software gesammelt und damit die vereinbarte Schadenquote unterschritten haben. Im günstigsten Fall verbessert sich ihr Vertrag um bis zu drei Schadenfreiheitsklassen; der Beitrag wird entsprechend geringer.

Personalkosten:‍

Flottenverantwortlichen bietet das digitale Schaden- und Wartungsmanagement darüber hinaus jederzeit einen Überblick über die Flotte sowie die einzelnen Fahrzeuge in Form einer Fahrzeugakte. Ein klarer Vorteil, denn wer zu jedem Zeitpunkt den Überblick behält, erledigt seine Arbeit schneller, als derjenige, der sich durch Excellisten kämpft. Neben der besseren Transparenz bietet die Software eine zweite große Erleichterung: Sie automatisiert zahlreiche Prozesse und nimmt den Flottenverantwortlichen Tätigkeiten ab. Unternehmen, die Software von motum im Einsatz haben, brauchen deshalb in der Regel weniger Personal.‍

Mithilfe von intelligentem Schaden- und Wartungsmanagement gelingt es Flottenverantwortlichen, die variablen Kosten ihres Fuhrparks zu senken: Die Software verschafft der Fuhrparkleitung Transparenz über den Zustand ihrer Fahrzeuge. Damit gelingt eine effektivere Planung, die weniger Reparaturen und folglich auch eine niedrigere Versicherungsprämie ermöglicht. Außerdem automatisiert die Software viele Abläufe, spart somit Arbeitszeit und macht eine weitere personelle Unterstützung oft überflüssig. Eine Investition, die sich lohnt.