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Autor:
Fabian Pape
18.11.2021
Werkstätten

Administrativen Aufwand im Service reduzieren

Schadenaufnahme, Kostenkalkulation, Terminabstimmungen: Unbezahlte Tätigkeiten im Servicebereich der Werkstätten stellen für Inhaber ein Problem dar. Dank einer neuen Software können Werkstätten ihren administrativen Aufwand künftig deutlich senken.


55 Minuten. Diese Zeit braucht ein Mitarbeitender aus dem Service im Durchschnitt, um einen Wartungs- oder Reparaturauftrag zu bearbeiten. 5 Minuten Terminvereinbarung, 20 Minuten Annahme, Reparatur, 10 Minuten Kontrolle, 10 Minuten Rechnungsstellung, 10 Minuten Übergabe. Die Werkstatt kann Kunden nur die Reparatur in Rechnung stellen, die 55 Minuten für die administrativen Tätigkeiten nicht. Deshalb bezeichnen Werkstattleiter diese Zeit auch als "unproduktive Arbeit". 

Allein der Name verrät, wie ungeliebt die unbezahlte Arbeit in einer Branche ist, die ausschließlich an den Reparaturen verdient. Laut Zentralverband Karosserie- und Fahrzeugtechnik (ZFK) beschäftigten die Unternehmen 2019 durchschnittlich 18,3 Mitarbeitende. Gegenüber dem Vorjahr stieg der Anteil der produktiv Beschäftigten um nur 0,4 Personen pro Betrieb auf durchschnittlich 11 Angestellte, während die unproduktiven Beschäftigten sich um das Doppelte erhöhten, nämlich um 0,8 Personen auf 7,3 Angestellte pro Betrieb. Die Zahlen bestätigen den Trend der letzten Jahre, dass sich der Verwaltungsaufwand kontinuierlich erhöht. Eine Entwicklung, die Werkstattleiter mit Sorge beobachten. 

Digitale Lösung reduziert unbezahlte Arbeit
Doch endlich gibt es eine Software, die Entlastung bringt: Mit motum können Werkstätten und Lackierbetriebe die Prozesse in der Annahme und die Reparaturabwicklung wesentlich beschleunigen. Schon die Schadenmeldung ist deutlich einfacher: Der Kunde kann von zu Hause selber Schäden, wie Karosserie- und Lackschäden, aufnehmen, ohne dafür erstmal in die Werkstatt kommen zu müssen. Die App führt den Kunden durch einen standardisierten Prozess, der alle wichtigen Informationen zum Schaden, Fahrzeughalter und Fahrzeug abfragt. Die Schadendaten werden anschließend direkt an die Werkstatt weitergeleitet. Ist der Schaden aufgenommen, können Werkstätten darauf basierend in den meisten Fällen direkt einen Kostenvoranschlag erstellen und den Reparaturprozess sowie die Ersatzteilbestellung planen. Über die Web-App können sie zusätzlich für die Reparatur notwendige Unterschriften von den Kunden vorab einholen sowie digital Termine zur Fahrzeugübergabe vereinbaren. Egal, ob eine Unterschrift für eine Reparaturkostenübernahme, eine Leistungsvereinbarung oder die Datenschutzerklärung nötig ist: Alle digital bestätigten Dokumente sind in der motum Werkstatt-Oberfläche revisionssicher gespeichert und jederzeit abrufbar. Die digitale Unterschrift wird zudem von allen gängigen Versicherern und Schadensteuerern akzeptiert.

Fazit

Nicht nur für die Werkstatt bringt eine digitale Lösung, wie motum, deutliche Erleichterungen und eine große Zeitersparnis. Auch die Kunden profitieren, da sie sich Fahrten zur Werkstatt sparen und die Wartezeit vor Ort deutlich verkürzt werden. Jochen Braun, Werkstattleiter und Serviceannahme bei Josef Vogel Karosserie- und Lackiercenter, fasst seine Erfahrung mit der Software zusammen: „Der Kunde hat locker eine Stunde Zeit gespart - und wir auch!”


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